RFP و SRS اسناد ضروری برای برنامه‌ریزی و ارتباطات موثر در توسعه وبسایت

وقتی صحبت از توسعه یک وبسایت می‌شود، بخش‌ها و جزئیات زیادی وجود دارند که باید در نظر گرفته شوند. از مراحل برنامه‌ریزی اولیه تا راه‌اندازی نهایی، داشتن درک روشنی از آنچه وبسایت باید انجام دهد، چگونه باید کار کند و چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد، مهم است. دو سند کلیدی وجود دارد که به اطمینان از این موضوع کمک کرده و باعث ایجاد شفافیت در جزئیات پروژه می‌شوند:

1. سند درخواست پیشنهاد (RFP)
2. سند مشخصات نیازمندی‌های سیستم (SRS)

در این مقاله، نگاهی دقیق‌تر به RFP و SRS داشته و نقش آنها را در توسعه وبسایت مورد بررسی قرار خواهیم داد. همچنین در مورد اینکه هر یک از این اسناد دارای چه ساختاری هستند و چه اهمیت و ضرورتی دارند، بحث خواهیم کرد.

فهرست مطالب

1. سند درخواست پیشنهاد (RFP) چیست؟
2. ضرورت و اهمیت تنظیم RFP
3. ساختار و ویژگی‌های RFP
4. سند مشخصات نیازمندی‌های سیستم (SRS) چیست؟
5. ضرورت و اهمیت تنظیم SRS
6. ساختار و ویژگی‌های SRS
7. تفاوتهای RFP و SRS
8. سوالات متداول در مورد RFP و SRS

درخواست پیشنهاد (RFP) چیست؟

درخواست پیشنهاد (RFP) مخفف عبارت Request for Proposal است. RFP سندی است که سازمان‌ها یا کسب‌وکارها در صورت نیاز به انجام یک پروژه، خرید محصول یا خدمات، تهیه کرده و برای فروشندگان بالقوه یا ارائه دهندگان خدمات ارسال‌‌ می‌کنند. یک RFP الزامات، محدوده و جدول زمانی پروژه را مشخص می‌کند و از فروشندگان می‌خواهد تا پیشنهادات خود و جزئیات مربوطه را ارائه دهند.

در زمینه توسعه وبسایت، یک RFP ممکن است توسط شرکتی صادر شود که نیاز به یک وبسایت جدید، طراحی مجدد وبسایت فعلی یا اضافه شدن ویژگی‌هایی به وبسایت فعلی خود دارد. در این موارد، RFP عملکردهای مورد نظر، تجربه کاربر، الزامات طراحی و هر گونه مشخصات فنی مورد نیاز برای پروژه را توصیف می‌کند. شرکت‌های ‌‌‌توسعه‌دهنده وبسایت که علاقه‌مند به کار بر روی پروژه هستند، با ارائه پیشنهادی به RFP پاسخ‌‌ می‌دهند. پاسخ آنها شامل شرحی از نیازمندی‌های پروژه، راه‌کارهای پیشنهادی، تفکیک دقیق هزینه‌‌‌‌ها، و اطلاعاتی در مورد صلاحیت‌ها و تجربه تیم‌شان است. سپس سازمانی که RFP را صادر‌‌ می‌کند، پیشنهادات فروشندگان مختلف را بررسی‌‌ کرده و یکی را که حائز بهترین شرایط است انتخاب‌‌ می‌کند. پس از انتخاب، شرکت منتخب با سازمان همکاری‌‌ می‌کند تا وبسایت مورد نظر را با توجه به محدوده، جدول زمانی و بودجه مورد توافق، توسعه دهد.

RFP‌ برای سازمان‌هایی که به توسعه وبسایت به عنوان یک سرمایه‌گذاری نگاه می‌کنند و پروژه مهمی برای آنها محسوب می‌شود، بسیار اهمیت دارد. زیرا RFP‌‌ها به آنها اجازه‌‌ می‌دهند تا پیشنهادات چندین متقاضی را بررسی و مقایسه کنند، قابلیت‌های آنها را ارزیابی کرده و قبل از انعقاد هرگونه قرارداد، با آنها مذاکره کرده و شرایط آنها را کاملاً درک کنند.

ضرورت و اهمیت تنظیم RFP

RFP سندی مهم در توسعه وبسایت است که به افراد و سازمان‌ها کمک‌‌ می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که بهترین راه‌کار‌های ممکن را از توسعه‌دهندگان واجد شرایط دریافت‌‌ می‌کنند. از این منظر، استفاده از RFP به چندین دلیل ضروری به نظر می‌رسد:

• یکی از عواملی که تهیه RFP را ضروری می‌سازد، تعیین واضح و شفاف محدوده و الزامات پروژه است. یک RFP به وضوح محدوده پروژه، قابلیت‌ها و الزامات فنی را مشخص‌‌ می‌کند و درک مشترکی را بین مشتری و توسعه‌دهنگان بالقوه ایجاد می‌کند. این امر به توسعه‌دهنگان کمک‌‌ می‌کند تا پیچیدگی و دامنه پروژه را درک کنند و آنها را قادر‌‌ می‌سازد تا پیشنهادات دقیقی را ارائه دهند تا نیازهای مشتری را برآورده‌‌ ‌کند.
• ایجاد رقابت یکی دیگر از ویژگی‌های با اهمیت RFP است. یک مشتری بوسیله RFP‌ها از چندین توسعه‌دهنده دعوت‌‌ می‌کنند تا پیشنهادات خود را ارائه کنند و از این‌رو رقابت بین آنها را تقویت‌‌ می‌کند. این محیط رقابتی توسعه‌دهندگان را تشویق‌‌ می‌کند تا بهترین قیمت‌‌‌‌ها، فناوری‌ها و روش‌های خود را ارائه دهند که در نهایت به نفع مشتری است.
• شاید بتوان گفت که ارزیابی توانایی‌ها و تخصص توسعه‌دهندگان مهمترین ضرورت استفاده از RFP‌ است. RFP یک چارچوب ساختاریافته‌ای را برای ارزیابی قابلیت‌‌‌‌ها، تخصص و صلاحیت توسعه‌دهندگان فراهم‌‌ می‌کند. این سند برخی معیارهای ارزیابی مانند مهارت‌های فنی، تجربه و قیمت‌گذاری را تعیین می‌کند و به مشتریان اجازه‌‌ می‌دهد تا بر اساس آنها پیشنهادات دریافتی را ارزیابی کنند. با ارزیابی چندین پیشنهاد بر اساس معیارهای تعریف شده، مشتریان‌‌ می‌توانند اصلح‌ترین توسعه‌دهنده را که‌‌ می‌تواند پروژه را با موفقیت انجام دهد، شناسایی و انتخاب کنند.
• بطور کلی باید گفت که RFP از چندین جهت حائز اهمیت بوده و ضروری است. چرا که یک RFP به وضوح محدوده و الزامات پروژه را تعریف‌‌ کرده، رقابت و شفافیت را تشویق‌‌ می‌کند، و مشتریان را قادر‌‌ می‌سازد تا توانایی‌ها و تخصص توسعه‌دهندگان را به طور موثر ارزیابی کنند. با استفاده از RFP، سازمان‌ها‌‌ می‌توانند شانس خود را برای انتخاب شریک مناسب برای توسعه وبسایت خود افزایش دهند که منجر به یک نتیجه موفقیت‌آمیز شود که اهداف تجاری آنها را برآورده‌‌ می‌کند.

ساختار و ویژگی‌های RFP

ساختار یکRFP‌  برای توسعه وبسایت معمولاً شامل بخش‌های زیر است:

1. مقدمه: اطلاعات زمینه‌ای در مورد سازمان و هدف RFP ارائه‌‌ می‌دهد. مقدمه همچنین باید شامل یک نمای کلی از پروژه، از جمله اهداف و مقاصد آن باشد
2. شرح پروژه: در این قسمت محدوده کاری پروژه، از جمله قابلیت‌‌‌‌ها، ویژگی‌ها و تجربه کاربری مورد نیاز برای وبسایت مشخص‌‌ می‌شود. این بخش باید جزئیات کافی را برای توسعه‌دهندگان بالقوه ارائه دهد تا آنها بتوانند نیازهای پروژه را درک کرده و یک پیشنهاد جامع تهیه کنند.
3. الزامات فنی: این بخش مشخصات فنی وبسایت مانند زبان‌های برنامه‌نویسی، چارچوب‌‌‌‌ها، پایگاه‌های داده، محیط‌های میزبانی و هرگونه ادغام با سیستم‌های شخص ثالث را مشخص‌‌ می‌کند.
4. الزامات طراحی: طراحی مورد نظر و تجربه کاربر، از جمله طرح‌بندی، طرح رنگ، تایپوگرافی، تصاویر و هر عنصر طراحی خاصی در این بخش توصیف‌‌ می‌شود.
5. الزامات عملکرد: در این بخش کارکردها و ویژگی‌های خاصی را که وبسایت باید داشته باشد، از جمله قابلیت تجارت الکترونیک، وبلاگ، انجمن، بهینه‌سازی موتور جستجو، پاسخگویی و سازگاری با دستگاه‌های مختلف، سرعت بارگذاری، آپدیتها و … بیان می‌شوند.
6. الزامات محتوا: نوع و مقدار محتوایی که در وبسایت قرار‌‌ می‌گیرد، مانند متن، تصاویر، فیلم‌ها و انیمیشن‌ها و … با جزئیات در این بخش مشخص‌‌ می‌شوند.
7. الزامات تجربه کاربر: این قسمت الزامات تعامل کاربر با وبسایت، از جمله ناوبری، جستجو، و فرم‌ها را تشریح‌‌ می‌کند.
8. الزامات امنیتی: بیان و تشریح جزئیات اقدامات امنیتی برای محافظت از وبسایت و کاربران، مانند رمزگذاری SSL، فایروال‌ها و پشتیبان‌گیری از بخش‌های ضروری یک RFP است.
9. پشتیبانی و نگهداری: در این بخش خدمات پشتیبانی و نگهداری که پس از راه‌اندازی وبسایت مورد نیاز خواهد بود، از جمله به‌روزرسانی‌ها، رفع اشکال و پشتیبانی فنی تشریح‌‌ می‌شود.
10. جدول زمانی: ارائه یک جدول زمانی دقیق برای پروژه، از جمله مواعد اتمام بخش‌های مختلف پروژه و سررسید نهایی تحویل پروژه از مهمترین قسمت‌های یک RFP است.
11. بودجه: در این بخش بودجه کلی پروژه، محدودیت‌های آن، شرایط و مواعد پرداخت و سایر ملاحظات مالی بیان می‌شود
12. دستورالعمل‌های ارسال پیشنهاد: این بخش حاوی دستورالعمل‌هایی برای ارسال یک پیشنهاد از طرف توسعه‌دهنده است که معمولاً شامل فرمت پیشنهاد، زمان‌بندی و مهلت ارسال و آدرس می‌شود.
13. معیارهای ارزیابی: معمولاً در یک ‌ RFPمعیارهایی مشخص‌‌ می‌شود که از آنها برای ارزیابی و انتخاب توسعه‌دهندگان استفاده می‌شود. معیارهایی از قبیل تخصص فنی، تجربه و قیمت پیشنهادی.
14. اطلاعات تماس: معمولاً اطلاعات تماس با هدف انجام تماس‌های ضروری و کسب اطلاعات بیشتر درج می‌شود.

بخش‌های فوق‌الذکر تشکیل دهنده یک طرح کلی از یک RFP است و ساختار و محتوای واقعی یک RFP ممکن است بسته به سازمان و الزامات خاص پروژه دارای تفاوتهایی با این طرح کلی باشد.

سند مشخصات نیازمندی‌های سیستم (SRS) چیست؟

سند مشخصات نیازمندی‌های سیستم (SRS) مخفف عبارت System Requirements Specification است. گاهاً به آن Software Requirements Specification نیز گفته‌ می‌شود. SRS سندی است که کل محدوده پروژه توسعه وبسایت را مشخص‌ می‌کند. این سند دربرگیرنده جزئیاتی در مورد نیازهای عملکردی و غیر عملکردی سیستم، و همچنین محدودیت‌ها و مفروضات ایجاد شده در طول فرآیند توسعه است.

سند SRS به عنوان راهنمایی برای تیم توسعه عمل‌ می‌کند و به آنها درک روشنی از آنچه که سیستم قرار است انجام دهد و چگونگی انجام آن، ارائه‌ می‌دهد. این سند جنبه‌های مختلف سیستم از جمله معماری، ساختارهای داده، الگوریتم‌‌‌‌ها، رابط‌های کاربری و رابط‌های خارجی را پوشش‌ می‌دهد.

هدف اصلی SRS این است که اطمینان حاصل شود که سیستمِ توسعه یافته، نیازها و انتظارات ذینفعان خود از جمله کاربران نهایی و مشتریان را برآورده‌ می‌کند. این سند با ارائه یک درک مشترک از الزامات سیستم، کمک‌ می‌کند تا از سوء تفاهم‌ها و تفسیرهای نادرست بین همه طرف‌های درگیر در فرآیند توسعه جلوگیری شود.

ضرورت و اهمیت تنظیم SRS

SRS نقش مهمی در حصول اطمینان از توسعه ‌‌‌‌‌وبسایت مطابق با الزامات مورد توافق، برآورده کردن نیازها و انتظارات ذینفعان و در نهایت، دستیابی به اهداف پروژه ایفاء‌ می‌کند.

اول و مهمتر از همه، SRS به عنوان راهنمایی برای تیم توسعه عمل‌ می‌کند و تعریفی واضح و مختصر از الزامات ‌‌‌‌‌وبسایت ارائه‌ می‌دهد. این امر کمک‌ می‌کند تا اطمینان حاصل شود که همه افراد درگیر در پروژه در یک دایره هستند و برای رسیدن به یک هدف مشترک کار‌ می‌کنند و ‌‌‌‌‌وبسایت مطابق با الزامات مورد توافق توسعه‌ می‌یابد. بدون SRS، خطر سردرگمی و ایجاد آشفتگی وجود دارد که‌ می‌تواند منجر به تأخیر، تحمیل هزینه‌های اضافی و محصول بی‌کیفیت شود.

دوم اینکه، SRS به شناسایی و رسیدگی به مسائل بالقوه در مراحل اولیه فرآیند توسعه کمک‌ می‌کند. با تجزیه و تحلیل دقیق الزامات و شناسایی هرگونه ناهماهنگی، ابهام و تضاد، تیم توسعه‌ می‌تواند این مسائل را پیش از تبدیل شدن به مشکلات بزرگ، به طور فعالانه حل کند. این موضوع باعث صرفه‌جویی در زمان و منابع‌ می‌شود، خطر دوباره کاری پرهزینه را کاهش‌ داده و تضمین‌ می‌کند که ‌‌‌‌‌وبسایت به موقع و در حد بودجه تحویل داده‌ می‌شود.

سوم اینکه، یک SRS مبنایی برای آزمایش و اعتبارسنجی فراهم‌ می‌کند. با تشریح الزامات عملکردی و غیر عملکردی، SRS مجموعه مشخصی از معیارها را ارائه‌ می‌دهد که‌ می‌توان ‌‌‌‌‌وبسایت را بر اساس آنها آزمایش کرد. چنین کاری تضمین‌ می‌کند که ‌‌‌‌‌وبسایت الزامات مشخص شده را برآورده‌ می‌کند و عاری از نقص بوده و عملکرد و تجربه کاربری مورد نظر را ارائه‌ می‌دهد.

در وهله چهارم، SRS کمک‌ می‌کند تا اطمینان حاصل شود که ‌‌‌‌‌وبسایت مقیاس‌پذیر و قابل پشتیبانی و نگهداری است. با در نظر گرفتن پیامدهای بلندمدت طراحی و توسعه ‌‌‌‌‌وبسایت، SRS کمک‌ می‌کند تا اطمینان حاصل شود که ‌‌‌‌‌وبسایت‌ می‌تواند با نیازهای در حال تغییر و پیشرفت‌های فناوری سازگار شده، و در طول زمان پایدار و ایمن باقی بماند.

در نهایت، SRS یک ابزار ضروری برای ارتباط و همکاری بین تیم توسعه، ذینفعان و سایر طرف‌های درگیر در پروژه است. SRS با ارائه درک روشن و مستمر از الزامات ‌‌‌‌‌وبسایت کمک‌ می‌کند تا همه در یک دایره بوده و برای رسیدن به یک هدف مشترک کار‌ کنند و هر گونه مشکل یا نگرانی به سرعت و به طور مؤثر بررسی‌ و رفع شود.

بطور کلی باید گفت که SRS جزء حیاتی توسعه ‌‌‌‌‌وبسایت است که به اطمینان از توسعه ‌‌‌‌‌وبسایت مطابق با الزامات مورد توافق، برآورده شدن نیازها و انتظارات ذینفعان و در نهایت دستیابی به اهداف پروژه کمک‌ می‌کند. اهمیت SRS قابل انکار نیست، چراکه آن نقشی حیاتی در حصول اطمینان از توسعه کارآمد، مؤثر و با کیفیت بالای یک وبسایت ایفاء‌ می‌کند.

ساختار و ویژگی‌های SRS

ساختار یک SRS معمولاً شامل بخشهای زیر است:

1. نمای کلی: شرح مختصری از سیستم و هدف آن.
2. الزامات عملکردی: فهرستی از قابلیت‌ها و ویژگی‌های سیستم به همراه توضیحات و مشخصات آنها.
3. الزامات غیر عملکردی: فهرستی از الزامات غیر عملکردی سیستم، مانند مقیاس‌پذیری، در دسترس بودن و قابلیت پشتیبانی و نگهداری.
4. الزامات رابط کاربری: شرح رابط کاربری سیستم، از جمله طرح، طراحی و ناوبری.
5. ساختارها و الگوریتم‌های داده: شرحی از ساختارهای داده و الگوریتم‌های مورد استفاده در سیستم، از جمله طرح و منطق پایگاه داده.
6. رابط‌های خارجی: شرحی از تعاملات سیستم با سیستم‌های خارجی، از جمله API‌‌‌‌ها، وب‌سرویس‌ها و سخت‌افزارها.
7. مفروضات و محدودیت‌ها: فهرستی از مفروضات و محدودیت‌های ایجاد شده در طول فرآیند توسعه، شامل محدودیت‌های فنی، مالی و زمان‌بندی.
8. واژه‌نامه: فهرستی از تعاریف و کلمات اختصاری مورد استفاده در متن SRS.

با داشتن یک سند جامع SRS، توسعه‌دهندگان‌ می‌توانند اطمینان حاصل کنند که در حال ساختن سیستمی هستند که نیازهای ذینفعان خود را برآورده‌ می‌کند و در عین حال خطر مواجهه با خطاها، تأخیرها و هزینه‌های اضافی را کاهش‌ می‌دهد.

تفاوتهای RFP و SRS

همانطور که قبلاً اشاره شد، سند درخواست پیشنهاد (RFP) و سند مشخصات نیازمندی‌های سیستم (SRS) دو اسناد مهم در توسعه ‌‌‌‌‌وبسایت هستند، اما اهداف و ویژگی‌های متفاوتی دارند. در ادامه به برخی از تفاوتهای بین این دو سند مهم اشاره می‌کنیم.

هدف: هدف از RFP درخواست دریافت پیشنهادات از توسعه‌دهندگان یا پیمانکاران بالقوه برای یک پروژه است. این سند اهداف، مقاصد و الزامات پروژه را تشریح‌ می‌کند و از توسعه‌دهندگان می‌خواهد که یک پیشنهاد مفصل ارائه داده و در آن رویکرد، روش و هزینه‌های خود را مشخص‌ ‌کنند. این در حالیست که هدف یک SRS تعریف کل محدوده پروژه، از جمله الزامات عملکردی و غیر عملکردی، رابط کاربری، تجربه کاربر، الزامات داده، مفروضات و وابستگی‌ها است. این سند به عنوان طرح و راهنما برای تیم توسعه عمل‌ می‌کند و تضمین‌ می‌کند که همه افراد درگیر در پروژه در یک دایره هستند.

محتوا: در یک نگاه کلی محتوای یک RFP معمولاً شامل مقدمه، اهداف، محدوده کار، الزامات، معیارهای ارزیابی و دستورالعمل‌های ارسال است. در مقابل، محتوای  یک SRS معمولاً شامل الزامات عملکردی و غیر عملکردی، الزامات رابط کاربری، الزامات تجربه کاربری، نیازمندی‌های داده، مفروضات و وابستگی‌ها و واژه‌نامه است.

سطح جزئیات: یک RFP عموماً جزئیات کمتری نسبت به SRS دارد، زیرا به منظور ارائه یک نمای کلی از پروژه و الزامات آن تهیه می‌شود. در مقابل، یک SRS بسیار دقیق‌تر و با جزئیات بیشتر تهیه می‌شود و تعریف جامعی از الزامات پروژه ارائه‌ می‌کند.

مخاطبان هدف: یک RFP معمولاً برای مخاطبان گسترده‌‌‌ای از جمله کارفرمایان، توسعه‌دهندگان و پیمانکاران نوشته‌ می‌شود. در حالیکه یک SRS معمولاً برای مخاطبان محدودتر، از جمله تیم توسعه، ذینفعان و سایر پرسنل فنی که نیاز به درک عمیق نیازهای پروژه را دارند، نوشته‌ می‌شود.

زمان سنجی: یک RFP معمولاً در ابتدای پروژه، قبل از شروع کار تهیه می‌شود. ولی یک SRS معمولاً بعداً در چرخه عمر پروژه و پس از تعیین اهداف پروژه، تهیه می‌شود.

به طور خلاصه، یک RFP یک سند بالا دستی و کلی است که از توسعه‌دهندگان و پیمانکاران درخواست پیشنهاد‌ می‌کند، در حالی که SRS یک سند پائین‌دستی و مفصلی است که کل محدوده یک پروژه را تعریف‌ می‌کند. در حالی که هر دو سند در نوع خود مهم هستند، اهداف متفاوتی را دنبال‌ می‌کنند و سطوح مختلفی از جزئیات، مخاطبان و زمان‌بندی را دارند.

سوالات متداول در مورد RFP و SRS

RFP چیست؟

درخواست پیشنهاد (RFP) سندی است که سازمان‌ها برای درخواست پیشنهادات از توسعه‌دهندگان یا پیمانکاران برای یک اجرای پروژه استفاده‌ می‌کنند.

چرا سازمان‌ها از RFP استفاده‌ می‌کنند؟

سازمان‌ها از RFP‌ها برای رسمی کردن فرآیند تدارکات، اطمینان از شفافیت و مقایسه پیشنهادات از چندین توسعه‌دهنده استفاده‌ می‌کنند.

چه چیزی باید در RFP گنجانده شود؟

یک RFP باید شامل جزئیات پروژه، الزامات سازمان، معیارهای ارزیابی، دستورالعمل‌های ارسال، و جدول زمانی باشد.

چگونه یک RFP مؤثر بنویسم؟

برای نوشتن یک RFP موثر، این نکات را باید دنبال کنید: اهداف و مقاصد پروژه را به وضوح بیان کنید، الزامات دقیق پروژه را شرح دهید، معیارهای ارزیابی را تعیین کرده و فرمت و جدول زمانیِ ارسال را مشخص کنید.

SRS چیست؟

مشخصات نیازمندی‌های سیستم (SRS) سندی است که کل محدوده پروژه یعنی الزامات عملکردی و غیر عملکردی، رابط کاربری، تجربه کاربر، نیازهای داده، مفروضات و وابستگی‌ها را تشریح می‌کند.

چرا سازمان‌ها از SRS‌ها استفاده‌ می‌کنند؟

سازمان‌ها از SRS استفاده‌ می‌کنند تا درک مشترکی از الزامات پروژه در بین همه ذینفعان فراهم‌ آید و اطمینان حاصل کنند که پروژه نیازها و انتظارات آنها را برآورده‌ می‌کند.

ویژگی‌های یک SRS موثر چیست؟

در یک SRS موثر از زبان ساده استفاده شده و از اصطلاحات فنی اجتناب می‌شود. ذینفعان و توسعه‌دهندگان در تهیه آن مشارکت داده شده و جزئیات سند بوسیله آنها اعتبار سنجی می‌شود.

چه کسانی باید در فرآیند تهیه SRS شرکت کنند؟

مهمترین افرادی که در فرآیند تهیه یک SRS مشارکت می‌کنند عبارتند از: ذینفعان، مدیران پروژه، توسعه‌دهندگان و مهندسین تضمین کیفیت.